Time management en prioriteiten stellen in coronatijd

Er wordt veel van ons gevraagd in deze tijden. Naast de druk vanuit onze huidige “prestatiemaatschappij”, komt er vanwege de coronaproblematiek ook het verplichte thuiswerken op ons af. Beide aspecten zijn van invloed op onze (mentale) gezondheid. We weten uit verschillende onderzoeken dat wij onder druk staan, een korter lontje hebben en dat we inmiddels wel ‘’coronamoe’’ zijn.

Wetenschappelijk onderzoek laat zien dat de afgelopen 20 jaar, het aantal mensen dat kampt met  burn-out klachten, is verdubbeld. De stress waar wij vandaag de dag aan worden blootgesteld doet ons geen goed. In onderstaand artikel bespreken wij een hulpmiddel om ons te helpen bij het stellen van prioriteiten en daarmee indirect stress te verminderen.

Eisenhower matrix

Het gebruik van de Eisenhower matrix stelt ons in staat om beter prioriteiten te kunnen stellen. Het stellen van prioriteiten is nodig om een gezonde mentale balans te kunnen behouden. Wanneer alle werkzaamheden als “hoge prioriteit” worden bestempeld, verliezen wij het overzicht en ontstaat er stress. Omdat alles prioriteit heeft, zal het werk nooit ophouden en ontstaat er geen rustmoment. Onze mentale toestand is constant op zijn hoede, omdat het werk maar niet afkomt.  Hierdoor lopen wij onnodig achter in ons takenpakket en/of met onze to do- lijst. Dit heeft tot gevolg dat er een negatief zelfbeeld ontstaat. Anderen kunnen het namelijk wel!

Kwadrant 1: belangrijk & urgent

De Eisenhower Matrix in onderverdeeld in vier vakken (kwadranten). In kwadrant 1. staan de zaken weergegeven die belangrijk en urgent zijn. Deze werkzaamheden/ activiteiten dragen bij aan eigen doelen, gaan mogelijk gepaard met deadlines of er dreigen problemen te ontstaan als er niks mee wordt gedaan. In essentie komt het erop neer dat deze activiteiten op korte termijn moeten worden uitgevoerd, anders komen we in de problemen. De druk bij deze werkzaamheden/ activiteiten is hoog, maar daar staat dan ook een beloning tegenover. Als het af is, geeft het rust. De urgentie dwingt ons om (pro) actief te handelen, danwel om brandjes te blussen. Een risico hierbij is dat vanwege deze “spoedklussen,  het “echte” werk blijft liggen, waardoor die taken vervolgens eveneens tot  kwadrant 1. gaan behoren. Zo blijft het werk zich opstapelen en belanden wij in een vicieuze cirkel. Het is daarom aan te bevelen om preventief aandacht te besteden aan het tweede kwadrant en een goede balans te vinden tussen kwadrant 1. & 2.

Kwadrant 2: belangrijk, niet urgent

In kwadrant 2. staan de werkzaamheden/ activiteiten die belangrijk zijn, maar niet urgent. Deze zaken kunnen even wachten, maar niet te lang. Het dringende tijdsdruk aspect ontbreekt, waardoor een goede voorbereiding het halve werk vormt. Omdat de tijdsdruk ontbreekt blijven mensen gemotiveerd. Kwaliteit in plaats van kwantiteit. Wanneer wij kwadrant twee zouden laten voor wat het is, komt dit ons uiteindelijk duur te staan, omdat deze taken vervolgens zullen toebehoren aan kwadrant 1. Het advies bij deze taken luidt: een goede planning, voorkomen van erger en voorbereiding is het halve werk.

Kwadrant 3: niet belangrijk, wel urgent

De werkzaamheden/ activiteiten in dit kwadrant zijn onbelangrijke zaken die wel urgent zijn. Dit zijn zaken die tussendoor komen. Onverwachte telefoontjes, mailtjes, onverwachte bezoeken en onbelangrijke vergaderingen vallen hieronder. Het gevaar is dat wij deze zaken in kwadrant 1. gaan plaatsen, waardoor kwadrant 1. overloopt. De “urgentie” wekt namelijk de schijn dat iets belangrijk is, terwijl de focus beter kan liggen bij de werkzaamheden/ activiteiten uit kwadrant 1. of 2. Daar zijn vaak de consequenties van het niet oppakken van de taken, veel groter. Het belangrijkste bij de taken uit kwadrant 3., is om een helder doel voor ogen te hebben en om een goed onderscheid te maken naar indeling in de kwadranten. Bij deze taken is het ook van belang om te kijken naar andere oplossingen. Wellicht zijn deze zaken te delegeren of is het mogelijk om hiervan afstand te nemen. Is dat niet het geval, plan dan een moment in om deze taken af te ronden. Zorg daarbij dat je niet gestoord kunt worden en werk het weg. Schakel bijvoorbeeld de telefoon, de chat en de inbox even tijdelijk uit.

Kwadrant 4: niet belangrijk, niet urgent

De werkzaamheden/ activiteiten in dit kwadrant houden ons bezig, maar leveren weinig op. Deze randzaken dragen niet bij aan het realiseren van eigen doelen. Hierbij kan worden gedacht aan gesprekken met collega’s, inbox checken, kleine problemen en/of bijeenkomsten bezoeken. Dit kwadrant is het kwadrant van verspilling. Het advies is om deze zaken dan ook te minimaliseren. De kleine problemen lossen zichzelf ook vaak op. Het risico is wel dat wij belangrijke zaken in dit kwadrant plaatsen omdat we er even geen zin hebben of op adem moeten komen. Dit leidt vervolgens tot problemen.

Eisenhower matrix toepassen

Het Eisenhower kwadrant stelt ons in staat om beter prioriteiten te stellen. Het helpt ons met het creëren van overzicht en vormt een hulpmiddel bij planning en voorbereiding. De vier hoofdlijnen van het kwadrant zijn als volgt:

1. Taken met de hoogste prioriteit en urgentie gaan voor.
2. Plan taken die belangrijk zijn, maar niet urgent.
3. Probeer de taken die urgent, maar niet belangrijk zijn, over te dragen (indien mogelijk)
4. Beperk de taken die niet belangrijk en niet urgent zijn.

Wil je meer informatie of hulp bij het toepassen van de theorie? Neem dan contact op.